В бухгалтерском учете основой для взятия на учет проделанных хозяйственных операций являются первичные документы. Документы, которые имеют данные о фактах хозяйственной сделки, называются первичной документацией
. Данные документы должны быть оформлены во время проведения хозяйственной операции, если это не удается, то необходимо оформить их после проведения действия.
Учетные регистры – это контроль первичных документов. Сводные учетные документы – это упрощение учета о массовых и сложных хозяйственных операциях.
Реквизиты первичной документации
Сводные и первичные документы составляются на бумажных (машинных) носителях и содержат обязательные реквизиты:
1) документ (название);
2) дата;
3) место составления;
4) название предприятия (кто составляет);
5) содержание и объем данной операции, единицы измерения;
6) должность лиц, которые отвечают за проведение хозяйственной деятельности, правильность их оформления;
7) личная подпись/подписи лиц, которые позволяют идентифицировать лицо, оформлявшее документ.
Информация, которая имеется в первичных документах, воспроизводится в регистрах учета, через «двойную запись». В случае если операция проделана в иностранной валюте, то в учетных регистрах сумму также записывают в иностранной валюте.
Своевременность и качество оформления – это главные аспекты во время передачи первичных документов в
бухгалтерию. Данные, которые имеются в этих документах, должны быть достоверными и правдивыми.
Все работники, которые имеют право подписи в первичных документах первоначально согласовывают всю информацию с руководителем фирмы или с главным бухгалтером. Документы, связаные с оформлением финансовых средств хозяйственной части, подписывают только руководитель или главный бухгалтер.
Право подписи в первичных документах могут иметь и другие работники организации, но их перечень должен быть первоначально утвержден руководителем, а также согласован с главным бухгалтером.
Классификация первичной документации
Вся первичная документация делится на внешнюю и внутреннюю. Внешние документы приходят из других фирм, организаций, предприятий. Внутренние документы составляются и формируются в самой фирме и имеют следующую классификацию:
1) организационно-распорядительная документация. К таким документам относятся распоряжения, приказы, доверенности, указания. Они позволяют проведение всевозможных хозяйственных операций;
2) оправдательная документация. Сюда относятся накладные, приходные ордера, акты приемки, требования и т.п. Такой вид документов свидетельствуют о проведении хозяйственной деятельности, а информацию, которую они содержат, записывают в учетные регистры. Такие документы, как расходный кассовый ордер, платежная ведомость, могут быть и разрешительным и оправдательным видом документа;
3) документация бухгалтерского оформления.
Документооборот – это правильное ведение первичных документов и утверждение срока (графика) движения, сдачи внутренних документов, а также поступление их в бухгалтерию.
Особенности учетного регистра
Определение, что такое «учетный регистр» закон не предоставляет, но очерчивает все необходимые требования к ним. Попробуем обозначить это понятие.
Классифицированная и сгруппированная информация, которую формирует организация (фирма) о проделанных хозяйственных действиях (оплата за товар, выдача наличных денег и т.п.), сохраненная в бумажном или электронном виде с целью дальнейшего учета для бухгалтерской отчетности – называется учетным регистром.
Учетные регистры в ходе оформления должны располагать следующими данными:
- название;
- период регистрации;
- фамилия, подпись и другая информация, которая идентифицирует личность, оформлявшую документацию.
Хозяйственные операции должны быть зафиксированы в том учетном периоде, когда их исполняли.
Если организация (фирма) ведет учет на электронных носителях, то она должна изготовить копии в случае требования других участников проделанной деятельности, а также правоохранительных органов и органов, которые совершают проверку в рамках их компетенции, что предусмотрено законодательством.
Учетные регистры (по своему содержанию) делятся на аналитические, синтетические, комбинированные.
Работа любого предприятия – это работа с первичной документацией, как неотъемлемой части. Именно эти документы хранят в себе информацию всех дальнейших расчетов и отчетов. Важно не допустить пропажу или ликвидацию хотя бы одного первичного документа, так как они подтверждают получение или расход денежных средств. Отсутствие одного документа приведет к дальнейшей неправдивой отчетности, а в бухгалтерии это недопустимо.
Всю ответственность за несвоевременное оформление и сдачу документов, а также за недостоверность отраженной в них информации несут личности, которые подписывают данный документ.
Изъять первичные документы имеют право только соответствующие органы в пределах их компетенции, что предусмотрено законодательством.
