Каждому бухгалтеру в своей работе приходится потрудиться, когда кто-то из работников собирается идти в отпуск. А бывает у работника еще и нестандартная ситуация, будь то работа по совместительству или что-то другое... Мы расскажем вам, что и как нужно посчитать, чтобы начислить отпускные правильно. Данная статья отлично поможет начинающим бухгалтерам, которые еще не наработали большого опыта.
Необходимые документы для выплаты отпускных
Начисление отпускных производится в соответствии с приказом руководителя. Предоставляющий отпуск для сотрудника приказ должен быть составлен по следующим формам:
- № Т-6 – для оформления одного сотрудника;
- № Т-6а – для оформления нескольких сотрудников.
Подтверждением расчета и предоставлением отпуска является заполненная форма № Т-60. С одной стороны работником отдела кадров в нее вносятся отпускные данные, а с другой оформляется расчет отпускных. Эти унифицированные формы утвердил Госкомитет в постановлении №26 от 6 марта 2001 года.
Как посчитать отпускные работнику
Перед тем, как рассчитать отпускные работнику, необходимо вспомнить, что сумма выплаты определяется на основании усредненных данных о зарплате за определенный период времени. Вычисление среднего заработка осуществляется по начисленным выплатам и отработанному времени, ограниченных предшествующими отпуску 12 календарными месяцами, при этом режим работы сотрудника не берется во внимание. (Календарный месяц является периодом с 1 по последнее его число включительно).
Данные за 12-месячный период необходимы для расчета дневного заработка, который учитывается в оплате отпусков и выплате сумм, компенсирующих неиспользованный отпуск.
Рассмотрим формулу, чтобы начислить отпускные. Чтобы найти сумму отпускных (СО), необходимо руководствоваться средним заработком уходящего в отпуск сотрудника. На основании этих цифр вычисляем средний дневной заработок (СДЗ), перемножаемый с количеством дней отпуска (КДО). Формула выглядит вот так:
СО = СДЗ Х КДО
Как рассчитать средний дневной заработок
Для того что бы рассчитать СДЗ, необходимо среднюю ЗП за двенадцатимесячный период предшествующий отпуску, в которой также учитываются выплата премий, надбавок и вознаграждений (СЗП+ПНВ), разделить на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Материальная помощь и прочие не связанные с оплатой труда выплаты не входят в сумму СЗП+ПНВ. В виде формулы это отношение представлено так:
СДЗ = СЗП+ПНВ (12 мес.) : 29,3
Однако, к великому сожалению многих бухгалтеров, эта простая формула применяется при расчете отпускных очень редко. Такая ситуация возникает из-за того, что в течение учитываемого года претендующий на выплаты сотрудник или уже был в оплачиваемом отпуске, или, как минимум, отсутствовал на работе в связи с тем, что находился на больничном. Таким образом, не все 12 месяцев он отработал полностью. Получается, не так уж просто бывает начислить отпускные.
Что такое расчетный период (РП)
Под этим термином подразумевается годовой период предшествующий дате отпуска сотрудника. В этом периоде месяц состоит из среднего числа дней – 29,3. Теперь перейдем к пункту, как рассчитать требуемую сумму. Вычислить ее для работника отработавшего неполный расчетный период чуть труднее. Для этого потребуется вычислить общее количество дней во всех полностью отработанных месяцах (ПМ) и тоже для неполных месяцев (НМ). Далее необходимо разделить дневной заработок на первое значение (ПМ) и получившийся результат умножить на второе (НМ).
Здесь помогут формула:
Всего дней в РП = Всего дней в ПМ + Всего дней в НМ
Перед тем, как начислить отпускные в том случае, если человек болел или уже был в отпуске, необходимо рассчитать количество неполных дней (КНД).
КНД = 29,3 : кол-во дней календарного месяца Х на кол-во отработанных дней в месяце
Как рассчитывается досрочный отпуск
Воспользоваться правом ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник может только после того, как им отработано минимум 6 месяцев на этой работе. Однако по разрешению работодателя он может воспользоваться им и раньше, это право подтверждает статья 122 Трудового Кодекса Российской Федерации. При этом на продолжительность досрочного отпуска не влияет количество отработанного сотрудником времени. Кстати, давать такой отпуск авансом на сегодняшний день работодатели не боятся. Так как в случае, если работник захочет уволиться до того, как закончится рабочий год, за который он получил оплачиваемый отпуск, за работодателем сохраняется право вычесть из последней ЗП работника сумму, соответствующую выплаченной в качестве отпускных, но не отработанной, на основании статьи 137 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Определить средний ДЗ в такой ситуации можно также, как и при расчете среднего с не полностью отработанными месяцами.
