Как правило, ответственным за заполнение журнала кассира-операциониста является кассир, главный бухгалтер или администратор. Об этом руководитель предприятия или компании должен издать приказ. Сам журнал кассира выпускается в двух видах – вертикального типа и горизонтального. Основное отличие таких журналов заключается в том, что у журнала горизонтального типа имеются широкие строчки, а, следовательно, в них помещаются более крупные суммы. Но журнала вертикального типа хватает на более длительный срок, и производить его замену приходится гораздо реже.
Нужно заметить, что название журнала кассира-операциониста не очень корректно согласовывается с понятиями инструкций к кассовым аппаратам. Если говорить простым языком, журнал кассира необходим для точного определения оборота наличных денежных средств за определенный период времени. Кроме того, по такому журналу налоговые органы могут легко произвести сверку записей с показаниями ККТ и кассовыми отчетами.
Как оформляется журнал кассира-операциониста
Несмотря на то, что компании могут заниматься самыми различными видами деятельности, существует ряд общих правил и требований, предъявляемых к заполнению журнала.
Все страницы должны быть пронумерованы, начало нумерации – с первой внутренней страницы, обложку нумеровать не нужно. Все номера страниц ставятся вручную. Допускается простановка номеров на листе, другими словами, каждую страницу можно не нумеровать. Журнал должен быть прошнурован, концы веревочек завязаны и заклеены бумагой, на которую следует нанести следующую запись «пронумеровано и прошнуровано 60 листов». Кроме того на нее ставится печать, которая заверяется подписью руководителя. При подписании титульного листа разрешается подписывать только важные графы. Регистрационный номер журнала ставится налоговиками в момент регистрации документа.
Как заполнить журнал кассира-операциониста
На первом листе имеется 10 граф, на втором – 8. Переходим к их заполнению. В первой графе: «Дата (смена)» указывается число, когда производится съем Z-отчета. Z-отчет составляется кассиром в конце рабочего дня с целью обнуления показателей кассы и выполнения инкассации. При ситуации, когда в течение дня сменялось несколько смен, а, следовательно, и снятие Z-отчета производилось не один раз, то в строчках указывается одна и та же дата с проставлением в скобках номера работавшей смены. Если в течение рабочего дня как таковые суммы не вносились и не пробивались, то отчет снимать не требуется. При необходимости в этой ситуации можно вместе со снятием нулевого чека и Z-отчета занести об этом запись в журнал.
При заполнении рассматриваемого документа необходимо обратить внимание на правильность заполнения следующих граф. Как уже упоминалось – это 1 графа (дата), затем чтобы обязательно в 3 графе были правильно указаны ФИО кассира, а в 4 строке должен быть указан номер z-отчета закрывающего смену.
Как вести журнал кассира-операциониста
Стоит остановиться на некоторых графах журнала, которые, как показывает сложившаяся практика, вызывают затруднения или сомнения. Так, например, в чем именно заключается разница между 4 и 5 графами сможет понять даже не каждый специалист. В этих графах указывается номер Z-отчета. Этот же номер стоит и в самом отчете и имеет сквозную нумерацию. Пропуски между такими номерами по теории могут возникнуть только в случае каких-либо неисправностей ККМ, что весьма маловероятно.
В 10 графе указываются показания счетчика ККМ, который выполняет регистрацию суммарной продажи за текущую смену. Он может называться итоговой суммой, гроссом и т.п. Его показания соответствуют сумме наличных конкретной ККМ. Но если приходится кроме наличных принимать еще и безналичные платежи, производить возвраты денежных средств клиентам, тогда следует использовать графы 11 и 15.
Еще один немаловажный аспект ведения журнала кассира-операциониста – новый журнал разрешается заводить только в том случае, если старый уже закончился. Необходимость заводить операционный журнал на каждый год отсутствует. Из этого имеется исключение, документ можно заменить по причине его ветхости, повышенной изношенности, повреждения.
Обязанности операциониста в банке
Теперь немного остановимся на обязанностях операциониста в банке. Это первый сотрудник финансового учреждения, с которым встречается клиент. Именно на операциониста возложены обязанности по общению с посетителями, он должен отслеживать состояние счетов, проводить консультационную работу по всем вопросам кредитования, вносить изменения в базу данных, выполнять необходимые кассовые операции.
По окончании рабочего дня должна быть заполнена справка отчет кассира-операциониста. За ее заполнение отвечает кассир, который передает ее старшему кассиру. В случае отсутствия такой должности – документ передается бухгалтеру или генеральному директору.
В том случае, если хозяйственную деятельность осуществляет
индивидуальный предприниматель, который един во всех должностях, по заполнении справки отчета кассира-операциониста, вместе с деньгами он должен отнести ее в банк. Следует обратить внимание – справка должна заполняться ежедневно вместе с журналом кассира.
