Счет на оплату – это документ, в котором отражена информация о стоимости и количестве товара (работы или услуги) и реквизитах продавца. Операции по переводу денег на его основании чаще всего совершаются безналичным способом. К тому же, юридические лица не имеют право рассчитываться наличными денежными средствами, если сумма сделки превышает 100000 рублей.
Как выставить счет на оплату, если в бухгалтерском учете нет унифицированной формы?
Организация вправе сама решить, каким образом будет выглядеть бланк, какие данные в нем будут присутствовать. Но обязательные реквизиты в документе должны быть. Иначе покупатель не сможет перевести денежные средства на расчетный счет продавца.
Нужно помнить о том, что счет не имеет юридической силы. Все претензии к поставщику товара или услуги могут быть предъявлены только на основании документа об
оплате, договора или гарантийного обязательства. Счет нужен лишь для того, чтобы обобщить информацию о товаре. По сути, это соглашение о том, что продавец предлагает товар или услугу, а покупатель готов понести денежные издержки.
Реквизиты на счете
Документ можно напечатать на фирменном бланке организации. Счет должен содержать основные реквизиты:
- Наименование организации, включая данные о ее организационно-правовой форме.
- ИНН и КПП
- Юридический адрес.
- Расчетный счет организации, наименование, БИК, кор. счет и местонахождение банка, в котором он находится.
- Номер и дату самого документа.
- Информацию о товаре (услуге): его стоимости и количестве.
- Общую сумму с учетом налогов.
Также можно указать дополнительную информацию, касающуюся условий сделки купли-продажи, сроках оплаты (очень часто можно увидеть фразу «счет действителен в течение 3-х банковских дней»), способе поставки товара (самовывоз или доставка). Эти данные нужны для того, чтобы покупатель не упустил важные моменты, связанные с получением товара у поставщика.
Для устранения возникающих вопросов по оплате товара или услуги, в счете лучше указать номера контактных телефонов и факса организации. Возможно размещение рекламы или информации о
скидках для привлечения новых клиентов или установления продолжительных деловых отношений.
Что касается подписей в счете, в образцах бланка этого документа очень часто можно увидеть, что их ставят директор организации и главный бухгалтер. Это необязательный реквизит. Счет может подписать любое уполномоченное на то приказом организации лицо. Не возбраняется факсимильная подпись. Опять же, нигде нет требований к наличию подписей и печати в документе. Товары и услуги можно оплачивать и без их наличия.
Счет может быть направлен по факсу, почте, на электронный ящик покупателя, а также выдан вместе с договором поставки.
Как выставить счет на оплату?
Можно воспользоваться бумажным бланком и заполнить его от руки, напечатать на компьютере или использовать программное обеспечение, позволяющее автоматически формировать данный документ. К примеру, при работе в бухгалтерских программах при создании счета наименование организации, ее реквизиты и фамилии уполномоченных лиц, которые подписывают счет, проставляются по умолчанию, на основании внесенных ранее данных.
Наименование товара вносят из списков номенклатуры, которая постоянно хранится в справочниках программы. Также существует возможность автоматического расчета цены товара или услуги (в зависимости от ее типа: розничная или оптовая), скидок и общей стоимости товара. Конечная цифра включает налог НДС (если организация применяет общий режим налогообложения) и, помимо ее цифрового значения, проставляется сумма прописью.
